* Por Dário Spinola
Estamos vivendo uma situação única na história do país e do mundo. Uma doença extremamente contagiosa obrigou as empresas e pessoas a se distanciarem pelo bem de todos. Entretanto, o mundo continua precisando de produtos e serviços e as empresas, mais do que nunca, precisam ser eficientes e continuar atendendo bem o mercado. De forma muito ágil e acertada, gestores colocaram uma parte significativa de seus colaboradores de áreas administrativas para trabalhar remotamente, de suas casas.
Tarefas administrativas possuem altos fluxos de informação e, portanto, são mais difíceis de se gerenciar do que fluxos de materiais. Devido ao fato de que pessoas são um recurso extremamente flexível e criativo, diferentemente de uma máquina, tarefas são passadas – de líderes para liderados – sem a preocupação com a ocupação e sem metas claras de entrega. Existe muita interrupção e demandas sob encomenda são criadas a todo instante, faltam processos claros e padronizados, e existe grande dificuldade de se visualizar o progresso do trabalho. Neste ambiente é difícil medir e cobrar produtividade e entrega.
O trabalho remoto pode funcionar melhor do que o trabalho presencial, porém, isto exige uma preparação prévia do gestor e do colaborador. A crise criada pelo COVID-19 obrigou as empresas a tomarem esta decisão sem que estivessem preparadas. Fizeram bem, mas agora precisamos atuar para garantir a eficiência do trabalho remoto que pode durar por alguns meses.
Principais desafios
O trabalho remoto traz alguns desafios importantes que precisam ser superados. A grande maioria das empresas não está preparada para este tipo de gestão à distância. Tanto os gestores quanto seus funcionários ficam naturalmente preocupados com a falta de interação presencial. Os supervisores temem que os funcionários não trabalhem tão duro. Já os funcionários lutam com o acesso reduzido ao apoio gerencial e à comunicação. Em alguns casos, os funcionários sentem que os gerentes remotos estão desinteressados neles. E isto é um grande problema.
Entre os desafios, temos a dificuldade de acesso a informações de colegas de trabalho e questões interpessoais, como a disposição de dar aos colegas o benefício da dúvida em situações difíceis. Por fim, as inúmeras distrações que temos dentro de casa podem se tornar um problema. Nós encorajamos os empregadores a garantir que seus funcionários remotos tenham espaço de trabalho dedicado e cuidados adequados com as crianças antes de permitir que eles trabalhem remotamente. No entanto, no caso de uma transição repentina para o trabalho virtual, há uma chance muito maior de que os funcionários estejam disputando responsabilidades familiares inesperadas com o espaço de trabalho não ideal. Além disso, a falta de metas e entregas objetivas para os funcionários, combinadas com a falta de processos bem estabelecidos, pode gerar baixa produtividade e impacto negativo nas empresas.
O que fazer neste momento
Nós gestores temos grande responsabilidade no sucesso do trabalho remoto e precisamos estar preparados para dar suporte a nossas equipes. Aqui vão algumas dicas do que fazer neste momento:
– Crie uma estrutura de checagem diária: uma chamada diária com seus funcionários remotos (no formato ‘um a um’) é altamente recomendada. Também é possível criar um fórum on-line, no qual os funcionários sabem que podem consultá-lo e que suas preocupações e perguntas serão ouvidas.
– Faça bom uso da tecnologia para a comunicação: Apenas e-mail não é o suficiente. O formato de vídeo é bastante útil para conversas complexas, já que é mais pessoal do que comunicação escrita ou somente áudio. Para colaboração rápida, as equipes podem fazer uso de mensagens individuais em aplicativos no próprio celular – como Slack, Zoom e Microsoft Teams, por exemplo.
– Torne-se disponível: o trabalho remoto torna-se mais eficiente e satisfatório quando os gestores estabelecem expectativas para a frequência, os meios e o tempo ideal de comunicação para suas equipes.
– Crie oportunidades para interação social remota: é importante que o gestor estruture maneiras de os funcionários interagirem socialmente, que tenham conversas informais sobre temas não-trabalho, por exemplo, enquanto trabalham remotamente.
– Crie encorajamento e ofereça apoio emocional: especialmente durante uma mudança abrupta para o trabalho remoto, é importante que os gestores reconheçam o estresse, ouçam as ansiedades e preocupações dos funcionários e tenham empatia com suas lutas.
Além destas dicas práticas, como medida solidária ao Covid-19, nós da Staufen estamos disponibilizando aos nossos clientes, sem custo, toda nossa plataforma digital de gestão e colaboração. Nossos consultores estão preparados a auxiliar as equipes e os gestores nesta transição, para que se organizem, mapeaiem as tarefas e ações prioritárias mais assertivas, estabeleçam rotinas de reuniões remotas regulares, por meio de ferramentas de colaboração, além de criarem KPIs adequados para essa situação e a serem mais ágeis e eficiente nas entregas.
Sobre a Staufen
Dentro de cada empresa sempre há uma ainda melhor. Com esta convicção, a Staufen assessora e qualifica empresas e seus funcionários há mais de 25 anos em suas jornadas de transformação, rumo à alta performance. Os mercados estão em movimento – a pressão competitiva é enorme. A Staufen auxilia seus clientes às mudanças certas, aumentando a produtividade, a qualidade e a capacidade para inovação.
Com estratégias e métodos adequados, a empresa de consultoria em transformação internacional garante um sucesso rápido e mensurável. Para alavancar o potencial disponível em todas as empresas, os consultores da Staufen estabelecem uma cultura de mudança viva e sustentável, juntamente com seus executivos e funcionários.
Há 19 anos no Brasil, com um escritório sede em Campinas/SP e uma filial em Porto Alegre/RS, a Staufen reúne em seu portifólio centenas de empresas nacionais e multinacionais de diversos setores, como automotivo, metal mecânica, aeronáutica, tecnologia, bens de consumo, bancos e companhias de seguro, construção e serviços.
Dário Spinola é Managing Director da Staufen.Táktica
Com perfil empreendedor, foi co-fundador da Táktica Consultoria em Lean. No Brasil contribuiu significativamente para a Transformação Lean e melhoria de resultados de empresas como Sulzer, Neumayer-Tekfor, Oerlikon, Marcopolo, Thyssenkrupp Elevadores, Novozymes, Mahle, entre outras. Durante 8 anos de na China (Tianjin e Shanghai) liderou a transformação da Alstom Hydro e gerenciou diretamente a transferência da fábrica antiga para seu novo site (Tianjin).
