A Martin Engineering do Brasil acaba de qualificar mais uma área de excelência em Office floor Management. Normalmente, todas as atividades de vendas são vistas com grande e unicamente dependente da habilidade ou do conhecimento do vendedor ou consultor comercial, caracterizando-se como uma prática “totalmente dependente de pessoas”. Devido ao ambiente MTO (Make to Order) ou ETO (Engineering to Order) em que seu negócio está inserido, ficou bastante evidente a necessidade de uma abordagem também “orientada a processos” (ao invés de exclusivamente dependente de pessoas). Não é muito comum as áreas comerciais das empresas terem uma forte “orientação a processos” e assim começou o desafio. O trabalho realizado na Martin partiu de um cenário onde se percebia uma falta de prioridades dos pedidos, conflitos de prioridade entre os times de vendas e administração comercial e diferentes formas de se realizar as mesmas atividades. Além disso, o processo de gestão de vendas estava somente focada na gestão de KPIs de alto nível, com baixa frequência de acompanhamento. Tudo isso causa um desconforto muito grande no top management e no time da regional de modo a não se saber exatamente “o que” estava sendo feito, “como estava sendo feito” e, mas precisamente, se estava sendo realizada no “quantidade necessária” para se alcançar sistematicamente as metas de vendas. Apesar de haver KPIs como Vendas e Hit Rate, não havia confiança ou uma clara visão sobre quais deveriam ser as rotinas de base e em qual intensidade elas deveriam ser realizadas pelos vendedores, técnicos em suas regiões. Grande parte do esforço do projeto, foi dedicado a estabelecer as rotinas e indicadores operacionais diários da base e seu vinculo de causa-e-efeito com seus indicadores chave da organização. Deste modo, o que se “produz” na base, suporta a meta global da organização. “A definição das rotinas de base, suas metas e a vinculação da rotinas e indicadores nível a nível com os indicadores-chave da organização foi um dos grandes fatores de sucesso deste trabalho”, diz, Fábio Silva, Principal da Staufen Taktica e responsável pelo projeto. Uma vez definida e estruturada a rotina e indicadores de acompanhamento frequente, foi implementado o Office floor Management para fazer o monitoramento e controle das atividades e desempenho da equipe de Vendas. “O Shop floor Management é uma ferramenta é um modelo pouco conhecido em áreas administrativas. Com o decorrer do trabalho na área comercial, muitas oportunidades de melhoria nas rotinas de trabalho foram endereçadas, o que culminou em um aumento extraordinário de produção dos funcionários. Como resultados práticos pudemos manter o mesmo número de funcionários e dobramos o número de propostas emitidas. Atualmente as rotinas das pessoas e seu acompanhamento através da reuniões, fazem parte do nosso dia a dia”, confirma o Rodrigo Trevenzolli, Gerente de Comercial Brasil As rotinas de base e acompanhamento semanal propiciou ainda um melhor entendimento das oportunidades e necessidades dos clientes para fechar negócios e foco nos principais clientes, conjuntamente com um aumento da capacidade de geração de oportunidades. Como resultados mensuráveis da implementação, houve um aumento do Hit Rate de 22% e um aumento na emissão de propostas em 97%. Além dos resultados mensuráveis, alguns resultados qualitativos podem ser descritos, como o aumento da realização de propostas via sistema / ERP, decisões tomadas com base em números e fatos; não em impressões, melhor foco dos recursos, ações definidas com base nas áreas de oportunidades especificas, processo organizado e mais profissional de vendas e padronização das melhores práticas “O Shop floor Management, além de ser uma ferramenta de acompanhamento dos KPI’s chave, é excelente, também, para alinhar todos os níveis da empresa e todos os departamentos envolvidos neles, além de descobrir em tempo e/ou antecipar possíveis problemas e desvios para reagir rapidamente dia a dia. Ele também serve para fortalecer a nossa metodologia de solução de problemas e, assim, realmente apoiar a melhoria continua em todas as áreas. É por isso que estamos implementando a ferramenta em todos os departamentos e processos dentro da empresa, focado ao excelente atendimento do cliente interno e externo.“, afirma o Javier Schmal, diretor geral Latin América.
