Liderança Lean no Shop floor Management

O papel dos líderes na Transformação Lean

Numa primeira fase da implementação do Lean, se observou a aplicação de ferramentas isoladas como Kanban, TPM e 5S, e verificou-se que, apesar delas trazerem uma melhoria de desempenho, muitas vezes isso não se sustentou ao longo do tempo e os processos acabam retornando a um patamar anterior de desempenho.

Em um momento seguinte, percebendo que as ferramentas isoladas não trariam a melhoria esperada, procurou-se uma implementação mais sistêmica, o que trouxe melhores resultados. Porém também se notou uma perda de desempenho gradual ao longo do tempo.

Estamos vivendo uma terceira fase, em que a liderança e liderados precisam ser desenvolvidos para conhecer e aplicar as ferramentas adequadas aos desperdícios para melhorar e sustentar o desempenho dos processos. A gestão da rotina proposta pelo Shop floor Management atua diretamente na detecção e resolução rápida de desvios em relação às metas.

Desvios são inevitáveis. Eles naturalmente ocorrem no nosso dia a dia quando desviamos da rota planejada. Nas empresas, os desvios impedem que as necessidades dos clientes, isto é, o valor chegue até eles. Portanto, o objetivo é que se perceba rapidamente o desvios, e que se tome ações para voltar para o curso o mais rápido possível.

O conceito do Shop floor Management diz respeito à atuação e ao comportamento dos líderes em relação a seus subordinados.  A liderança precisa se colocar na posição de servidora, atuando próxima à operação para garantir que o valor chegue ao cliente. Esta metodologia de gestão utiliza instrumentos, tarefas e comportamentos para identificar e resolver problemas no fluxo de valor.

É importante salientar que não se trata apenas de realizar reuniões com a equipe para apresentar indicadores, mas de uma rotina  focada em resolver problemas.

A gestão do Shop floor Management se apoia em 2 princípios: bottom up e top-down.

O que significa isso? Do nível mais operacional, são trazidos resultados diários, os desvios com relação à meta e o que esta acontecendo na operação. Se necessário, é solicitada ajuda para os níveis superiores. Tudo isto de baixo para cima, em inglês Bottom-up. Em seguida os níveis acima devem fazer questionamentos e prover ajuda para os níveis de baixo. Isto é feito de cima para baixo, em inglês, top down.

A liderança Lean

O Líder numa empresa Lean precisa ser preparado e adotar algumas práticas e comportamentos que irão servir de exemplo e formar os profissionais de que a empresa precisa. O Líder deve estabelecer metas claras do quanto e quando o resultado deve ser atingido.

A meta não pode ser um capricho, um desejo sem base na realidade, deve estar atrelada aos objetivos da empresa ou da área. Por isto a importância do desdobramento da estratégia. Por trás das metas do desdobramento também vem a razão pela qual perseguir o objetivo. O Líder precisa entender o que motiva as pessoas, o que elas ganharão alcançando os objetivos. O líder tem de ser capaz de usar o motivo para unir as pessoas.

Numa empresa Lean os problemas precisam aparecer, não podem ser escondidos. A reação do líder quando um problema é levado a ele determina se as pessoas vão trazer ou esconder problemas. Esconder problemas enfraquece o processo e impede o desenvolvimento das pessoas. Resultados e metas precisam estar visíveis.

O líder deve sempre exigir que um problema seja resolvido usando as 4 etapas do ciclo PDCA. Nós sabemos que quando um problema surge existe uma pressa de contê-lo, evitar que se propague, mas isto não é resolução de problemas, isto é contenção. É importante ser rápido para conter problemas, mas, para que um problema deixe de ocorrer é preciso investigar as causas e tomar ações para eliminá-las. Por isto, um líder Lean deve sempre exigir o PDCA de sua equipe. Para isto precisa de conhecimento do PDCA e de princípios e ferramentas do Lean para poder avaliar a qualidade das soluções.

O líder apoia a sua equipe, cobra e direciona. Ele participa e vivencia a dificuldade. Mas, o líder não dá as respostas… líder que só dá respostas não desenvolve a equipe. Líder faz boas perguntas e faz a equipe pensar. Ao fazer perguntas, ao invés de dar a resposta, o líder mantem a responsabilidade com as pessoas. O Líder Lean se interessa pelas pessoas e com os seus sentimentos. Ele investe tempo em relacionamentos, estimula a autoconfiança do colaborador e dá feedback honesto sobre o desempenho.

Todos estes comportamentos são praticados em contato direto com os liderados, onde são feitas as cobranças, onde é dado o apoio, onde é feita a avaliação das melhorias, onde os problemas são relatados e onde a informação transparente é passada. E o líder pratica o Genchi Gembutso (em japonês), o Go and See (em inglês), e o Vá e Veja (em português). Ele vivencia o processo, entende as dificuldades e identifica oportunidade. É assim que ele tem o respeito da equipe e se torna um líder melhor a cada dia.

As cinco tarefas da Liderança Lean

Segundo o conceito de Shop floor Management, a liderança possui determinadas tarefas, deve desenvolver alguns comportamento fazer uso de alguns instrumentos em sua gestão. Você sabe quais são as 5 tarefas da Liderança Lean?

• A primeira tarefa é a comunicação regular. Normalmente são reuniões que duram 15 minutos para discutir os principais problemas e tomar medidas.  Um quadro bem estruturado apoia a liderança nesta comunicação com boa visualização da situação atual. O quadro e a reunião são os principais instrumentos da liderança no Shop floor Management.

• A segunda tarefa é a solução estruturada de problemas. O líder orienta o colaborador, através do processo de diálogo mentor-mentorado, a resolver problemas utilizando um procedimento estruturado no modelo PDCA.

• A terceira tarefa é a confirmação de processo. Nela, o líder deve revisar os padrões do processo acompanhando a sua execução na prática. Isto é chamado de Go & See, que significa ir ao local ver como o processo está funcionando. É uma ótima oportunidade de interação entre os líderes e colaboradores para a identificação de desperdícios.

• A quarta tarefa do líder é incentivar a melhoria contínua, desafiando a equipe a atingir resultados surpreendentes, provendo apoio e direcionamento.

• Já a quinta e última tarefa é a capacitação de colaboradores. O líder deve promover o desenvolvimento de conhecimentos e habilidades do colaborador.

Comportamentos da liderança

Falamos que o conceito do Shop floor Management é dividido em instrumentos, tarefas e comportamentos.  É fundamental que a gente entenda que o peso dos comportamentos da liderança e dos colaboradores é muito relevante para o sucesso desta ferramenta de gestão.

Existem comportamentos que são desejáveis. Podemos citar alguns: escutar ativamente, dar e receber feedbacks, não praticar o micro gerenciamento, não atribuir culpa, entre outros. Para alcançar estes comportamentos, usamos um conceito chamado Imagem Alvo ou Target Agreement, que nos remete a como eu desejo que sejam meus comportamentos no futuro para que o processo de gestão seja sustentável.

Trata-se de um acordo desenhado em equipe que servirá de guia para o seu desenvolvimento.

• A Imagem Alvo não pode ser vaga, mas sim concreta;

• Deve ser pessoal;

• Deve ser convergente;

• Desenvolvida em grupo.

A Imagem alvo nos mostra a direção que a mudança deve ocorrer. Com frequência, devemos refletir se estamos nos aproximando desta imagem e tomar ações de correção. Entra, então, a figura do coaching, que irá ajudar as pessoas a se desenvolverem nos diversos aspectos do Shop floor Management. Durante suas rotinas de gestão, o lider deve assumir alguns papeis para garantir que o processo aconteça de acordo com os instrumentos e comportamentos que já vimos anteriormente.

Os 4 papéis do Líder Lean

No processo de Shop floor Management, trazemos 4 papéis que são muito importantes.

• O primeiro é o papel Disciplinador. Neste papel, o objetivo é de tomar decisões e atribuir tarefas entre a equipe.

• O segundo papel é o de Treinador. O objetivo é de orientar e ensinar os padrões do processo e a responsabilidade pelo resultado é do treinador. Neste caso, ele necessita ter conhecimento e didática.

• O próximo papel é o de Moderador, em que o objetivo do líder é alcançar resultados e tomar decisões em conjunto. Neste caso, a responsabilidade passa a ser do grupo e o líder precisa ter a competência de moderação.

• E, para fechar, temos o papel de mentor. Neste papel, o líder busca desenvolver o colaborador através de estímulos para que ele mesmo possa encontrar o melhor caminho para seu desenvolvimento. É importante que o mentor possua experiência e que o colaborador tenha o desejo de se desenvolver.

É importante lembrar que não existe papel certo ou errado, mas momentos que irão exigir do líder a adoção de um dos papeis, dependendo da situação enfrentada. Numa reunião de Shop floor Management, por exemplo, o papel moderador é predominante – os demais papéís servem de suporte e deverão ser adotados de acordo com a necessidade do momento.

O conceito do Shop floor Management lembra um iceberg: tem uma parte visível, que são os quadros de gestão e as reuniões regulares. A parte debaixo da montanha de gelo, que fica submersa na água e é invisível aos nossos olhos, são os comportamentos da liderança e dos colaboradores. É imprescindível que tenhamos sempre em mente que precisamos desenvolver todas as partes deste iceberg, ou seja, tanto os instrumentos como os comportamentos da liderança.

Mas como implementar o Shop floor Management na minha gestão? Por onde eu começo?

Uma implementação bem sucedida do Shop floor Management é feita em sete fases:

A primeira é a preparação e análise de projetos. Nesta fase, criamos a estrutura do gerenciamento desse projeto e um plano de comunicação. Analisamos a situação inicial da empresa e sua estrutura de negócios, identificando campos de ação e abordagens de melhoria. Nesta fase também selecionamos os multiplicadores internos.

Em seguida, temos a fase de conscientização da liderança, onde realizamos um alinhamento sobre os principais conceitos e ferramentas do Shop floor Management através de palestras, workshops e visitas best practice, onde teremos contato com empresas que já estão avançadas na utilização da ferramenta.

A terceira etapa é capacitar os treinadores e multiplicadores internos através de treinamentos de coaching e treinamentos sobre a rotina de trabalho. Em seguida, vem a etapa de desenvolvimento dos conceitos, momento em que são definidos como será realizada a comunicação regular e a concepção e construção dos quadros de informações.

Também nesta etapa, elaboramos o plano detalhado do projeto e realizamos o workshop de Target Agreement, ou Imagem Alvo, que vimos no artigo anterior. A partir daí, iniciamos a implementação do processo numa área piloto. Desta maneira, somos capazes de exercitar, em situações reais, todos os elementos do Shop floor Management, tais como tarefas da liderança, instrumentos, comportamentos, papeis da liderança, entre outros.

Após um período onde o processo já ocorre de maneira regular, realizamos os ajustes necessários até atingirmos uma fase de estabilidade. Neste momento, consideramos que as ferramentas de gerenciamento já estão implementadas e que estamos prontos para iniciar a última fase do projeto, que é a fase de Roll out.

Nesta etapa, elaboramos e implementamos o plano tático para expansão do processo de Shop floor Management  para as outras áreas da empresa, tendo como base o aprendizado e o sucesso da área piloto.

Ao implementarmos o processo de Shop floor Management seguindo estes passos, buscamos garantir o máximo da sua performance, bem como sua sustentabilidade ao longo do tempo.

ValueStreamer – O Shop floor Management Digital da Staufen

Acima, nós vimos o que é e como funciona o Shop floor Management. Também vimos quais são as principais etapas da implementação dessa ferramenta tão poderosa de gestão.

Vimos como funcionam as rotinas das reuniões, os quadros de informações… Mas vocês podem estar se perguntando: e quando as minhas equipes não estão num mesmo local?

Nós da Staufen usamos a ferramenta ValueStreamer para fazer esta gestão. Você pode usar o software disponível na sua empresa, é claro. Mas no ValueStreamer nós asseguramos que todos os conceitos importantes do Shop floor Management estão contemplados, com fácil visualização e gestão.

A ideia é mantermos as rotinas e ferramentas do modelo presencial em um ambiente remoto, ou seja, que possamos fazer a gestão à distância.

Vejam o exemplo de gestão de uma equipe de projetos:

O que vocês estão vendo são as telas do ValueStreamer em todos os níveis de controle e gestão:

• Múltiplos projetos

• Subprojetos

• Processos e Tarefas

Assim, quando descemos no nível dos processos, encaminhamos com as ações para os níveis de conhecimento e suporte da gestão:

• Desvios

• Equipe

• Departamento

• Área

• Gerência de Negócios

• 5 tarefas da liderança Lean